Betaalt een klant niet op tijd of is er sprake van een overmachtsituatie waardoor jij niet tijdig kunt leveren? Dan wil je als ondernemer effectief beroep kunnen doen op jouw algemene voorwaarden, niet waar? Communiceer jouw algemene voorwaarden dan tijdig & correct!
Doe je dit niet, dan kan de wederpartij de algemene voorwaarden vernietigen. Het gevolg? Je kunt je wel beroepen op hetgeen is opgenomen in de overeenkomst met die partij, maar niet op de inhoud van de algemene voorwaarden.
Wanneer is tijdig en hoe is correct dan? Dat vertel ik je in deze blog.
Je hebt je algemene voorwaarden tijdig ‘ter hand gesteld’ (oftewel gecommuniceerd) wanneer je de andere partij vóór het sluiten van de overeenkomst in de gelegenheid hebt gesteld de algemene voorwaarden in te zien. Mocht er later een discussie ontstaan over de vraag of jij de algemene voorwaarden wel tijdig ter hand hebt gesteld, dan zul jij als gebruiker moeten kunnen aantonen dat dit het geval is. Je hoeft niet te controleren of aan te tonen dat de wederpartij de algemene voorwaarden daadwerkelijk heeft gelezen.
Hoe je je algemene voorwaarden ter hand moet stellen hangt af van de wijze waarop de overeenkomst tot stand komt. Lees hieronder op welke wijze jij je algemene voorwaarden ter hand kunt of moet stellen.
Fysiek overhandigen
Dit is de meest duidelijke wijze van terhandstelling (let wel op de aantoonbaarheid!). Overhandig je de overeenkomst of de offerte fysiek aan de andere partij, doe hier dan ook meteen een setje algemene voorwaarden bij (he dit rijmt). Maak je gebruik van een offerte, dan is het raadzaam om de algemene voorwaarden bij de offerte te voegen. In veel gevallen is fysieke overhandiging niet mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan voorwaarden ter grootte van een boekwerk, of het tot stand komen van een overeenkomst via het internet of anderszins op afstand. Voor deze gevallen zijn andere manieren van terhandstelling mogelijk.
Mailen
Sluit je overeenkomsten via het internet, dan mag je de algemene voorwaarden ook via de e-mail verzenden. Doe dit bij voorkeur tegelijk met de offerte. Maak je geen gebruik van een offerte (wat over het algemeen wel aan te raden is), mail de voorwaarden dan tezamen met de overeenkomst. Komt de overeenkomst niet via het internet tot stand, dan mag je de algemene voorwaarden alleen per e-mail ‘ter hand stellen’ als de andere partij hiermee akkoord is gegaan. Verzend je jouw algemene voorwaarden per e-mail, zorg er dan altijd voor dat de ontvanger de mogelijkheid heeft de voorwaarden op te slaan of uit te printen.
Plaatsen op de website
Komen jouw overeenkomsten geheel tot stand via een bepaalde website (e-commerce), dan mag je je algemene voorwaarden op die website ter beschikking stellen. Ben je een ‘dienstverrichter’ (een commerciële, zakelijke dienstverlener (let op uitzonderingen)), dan mag je je algemene voorwaarden ook via je website ter beschikking stellen. Zorg er wel voor dat je duidelijk naar de vindplaats van je algemene voorwaarden verwijst. Bijvoorbeeld d.m.v. een duidelijke hyperlink of een verwijzing naar de URL. Ook in dit geval geldt dat de andere partij de mogelijkheid moet hebben om de algemene voorwaarden op te slaan of uit te printen.
Ter beschikking stellen op de plaats waar de dienst wordt verricht of de overeenkomst wordt gesloten
Terug naar de hiervoor genoemde ‘dienstverrichter’. Val je onder deze categorie, dan mag je jouw algemene voorwaarden ook ter inzage leggen op de plaats waar de dienst wordt verricht. Maak je gebruik van deze optie, zorg er dan voor dat de algemene voorwaarden voor de andere partij gemakkelijk toegankelijk zijn op de plaats waar de dienst wordt verricht of de overeenkomst wordt gesloten.
Deponeren
Het kan zijn dat jouw overeenkomsten op zo’n wijze worden gesloten dat het onmogelijk is de algemene voorwaarden op bovengenoemde manieren ter hand te stellen. Bijvoorbeeld in geval van verkoop middels automaten zoals een koffieautomaat of een snoepautomaat. Ook kun je hierbij denken aan de situatie waarin de algemene voorwaarden heel omvangrijk zijn. In dergelijke gevallen mag je volstaan met een verwijzing naar de vindplaats van de algemene voorwaarden. Deze kun je dan bij je onderneming zelf ter inzage leggen of deponeren bij de Kamer van Koophandel of ter griffie van een rechtbank. Maak je gebruik van deze optie, zorg er dan wel voor dat je de andere partij meldt waar de algemene voorwaarden ter inzage liggen en aanbiedt deze op verzoek kosteloos toe te sturen.
Bijzondere situaties
Tot slot kan er nog sprake zijn van een bijzondere situatie, bijvoorbeeld wanneer je overeenkomsten sluit via de telefoon of WhatsApp. Is dit het geval, meldt de andere partij dan voor het sluiten van de overeenkomst:
- dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn;
- waar de algemene voorwaarden ter inzage liggen (de onderneming, KvK of rechtbank); en
- dat je de algemene voorwaarden op verzoek kosteloos toezendt.
Communiceer jij je algemene voorwaarden tijdig en correct aan de andere partij ? Ik kijk graag met je mee en adviseer je kosteloos en vrijblijvend hoe jij (het gebruik van) jouw algemene voorwaarden kunt verbeteren! 📞:030 – 737 09 11 of 📧: contact@pragmalegal.nl en plan snel een gratis intakegesprek in.